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Anleitung
360 Grad Feedback erfolgreich durchführen



Der Einsatz von 360 Grad Feedbacks ist ein essentielles Werkzeug, um Führungskräften die Differenz von Selbsteinschätzung und Fremdbeurteilung aufzuzeigen. Die daraus resultierenden Ergebnisse helfen der Führungskraft sich fachlich, wie auch persönlich weiter zu entwickeln.

Damit Sie am Ende auch verwertbare Ergebnisse erzielen, zeigen wir Ihnen, wie Sie mit easyfeedback ein 360, 270 oder 180 Grad Feedback umsetzen. Der Aufbau ist in jedem Fall der selbe, es werden nur mehr oder weniger Perspektiven hinzugefügt.

Was bedeutet 360 Grad Feedback?
Mit 360 Grad sind im Idealfall 4 Perspektiven gemeint, aus denen Feedback eingeholt wird (jeweils 90 Grad pro Perspektive). Wenn eine Perspektive fehlt, spricht man von einem 270 Grad Feedback oder bei nur 2 Perspektiven von einem 180 Grad Feedback.

Die Perspektiven eines 360 Grad Feedbacks:
 
Perspektive 1: Selbstbeurteilung der Führungskraft
Perspektive 2: Fremdbeurteilung aus Sicht der Manager
Perspektive 3: Fremdbeurteilung aus Sicht der Mitarbeiter (Peers)
Perspektive 4: Fremdbeurteilung aus Sicht von Kunden/Lieferanten


Die Umsetzung eines erfolgreichen 360 Grad Feedbacks mit easyfeedback hängt von 3 Komponenten ab: Fragebogenaufbau, Einladungsmanagement und der Präsentation der Ergebnisse.

 

Der Fragebogenaufbau

Als erstes legen Sie sich bei easyfeedback einen Account an, falls Sie noch keine Zugangsdaten haben. Nun beginnen Sie Ihren vorher definierten und abgesprochenen Fragebogen in easyfeedback aufzubauen. 

Wir empfehlen Ihnen erst einmal alle Fragen im Fragebogeneditor einzufügen und diese danach zu sortieren und auf einzelne Seiten zu verteilen. Dabei sollten Sie pro Seite nur 1-2 Fragen platzieren. Somit gewinnen Sie mehr Aufmerksamkeit pro Frage. Anders würde der Teilnehmer bereits mit einem Auge schon zur nächsten Frage springen und sich nicht auf das wesentliche konzentrieren.

Wenn Sie noch keinen Fragebogen entwickelt haben, und auch noch nicht genau wissen, wie dieser aussehen könnte, dann können Sie eine unser Vorlagen nutzen und sich inspirieren lassen.

Kurz zusammengefasst: „Neue Umfrage anlegen > alle Fragen einpflegen > Fragen inhaltlich auf mehrere Seiten strukturieren > über die Umfrage-Vorschau mit Kollegen abstimmen.


Tipp:
Jeder Teilnehmer am 360 Grad Feedback sieht die selben Texte (Fragen, Antworten, etc.) Es kann sein, dass an einem 360 Grad Feedback einige Personen mehrfach teilnehmen, in diesem Fall währe es ratsam, wenn Sie in der E-Mail Einladung und im Fragebogen den Namen der zu beurteilenden Person platzieren. Somit weiß Jeder zu jederzeit wer zu beurteilen ist.
Die Platzierung des individuellen Namens erfolgt über Platzhalter, die mit den richtigen Informationen aus der Teilnehmerliste gefüllt werden. In unserem Beispiel ist es [Wert2]. Eine Frage könnte daher, wie folgt aussehen:




Platzhalter können in der gesamten Umfrage eingesetzt werden, ob in einem Textelement, einem Fragetitel oder bei Antworttexten. Sie können entscheiden, ob Sie z.B. nur pro Seite eine Info per Platzhalter ausgeben, oder bei jeder Frage/Antwortoption.

Bedenken Sie nur beim Testen, dass die Platzhalter in der Umfrage-Vorschau nicht gefüllt werden, da das System hier noch keine Zuordnung zu irgendwelchen Teilnehmerdaten hat. Wie Sie dies testen, erfahren Sie weiter unten.

 

Einladungsmanagement – Aufbau der Teilnehmerliste

An dieser Stelle wird es interessant und dieser Teil ist wichtig für den Erfolg des 360 Grad Feedbacks: der korrekte Aufbau der Teilnehmerliste.

Um am Ende die Ergebnisse den einzelnen Perspektiven und Führungskräften zuzuordnen, benötigen wir in irgendeiner Form eine Zuordnung. Wir könnten jetzt in der Befragung nach der Perspektive, aus welcher Feedback gegeben wird und für wen fragen, aber die Methode ist fehleranfällig, da vllt. nicht jeder Mitarbeiter hier eine korrekte Auswahl trifft. 
Die Umsetzung per Teilnehmerliste reduziert die Fehlerquote und hält weitere Vorteile bereit.

Nachdem Sie nun den Fragebogen angelegt haben, wechseln Sie zu dem Menüpunkt „Teilnehmerlisten“ und legen hier eine neue Liste an. Sobald diese angelegt wurde, öffnen Sie diese. Sie können nun manuell oder per Import Teilnehmer hinzufügen. Wir importieren die Teilnehmer. Dazu laden Sie am besten eine Datei-Vorlage von easyfeedback runter (Alle drei Dateien beinhalten den selben Inhalt und unterscheiden sich nur im Dateiformat).

In der Dateivorlage sehen Sie nun 10 beschriftete Spalten:
 
E-Mail  Pflicht zum senden der Einladungen
Anrede Optional zur persönlichen Ansprache in der E-Mail Einladung
Vorname Optional zur persönlichen Ansprache in der E-Mail Einladung
Nachname Optional zur persönlichen Ansprache in der E-Mail Einladung
Personalisierung Optional zur Personalisierung der Ergebnisse
Wert1 Optionale Angabe nach den das Ergebnis gefiltert werden kann
Wert2 Optionale Angabe nach den das Ergebnis gefiltert werden kann
Wert3 Optionale Angabe nach den das Ergebnis gefiltert werden kann
Wert4 Optionale Angabe nach den das Ergebnis gefiltert werden kann
Wert5 Optionale Angabe nach den das Ergebnis gefiltert werden kann

Sie können nun alle Spalten mit Informationen füllen, müssen es aber nicht. Wenn Sie eine oder mehreren Spalten nicht benötigen, lassen Sie diese einfach frei.

Info zur Spalte „Personalisierung“
Wenn Sie in der Spalte „Personalisierung“ einen Wert (Name, Perso-Nr., o.ä.) eintragen, wird dieser Wert bei den Einzelergebnissen und bei jedem Textkommentar angezeigt. Wir brauchen zwar eine Zuordnung, wer für wen aus welcher Perspektive Feedback gibt, aber dadurch könnten wir das Ergebnis nicht mehr anonym aushändigen.
Daher ist zu empfehlen, dass Sie diese Spalte einfach leer lassen.

Für unser geplantes 360-Grad-Feedback sieht der Aufbau, beispielhaft, wie folgt aus:



In der ersten Spalte die E-Mail-Adresse, in der zweiten Spalte die Anrede, Vorname haben wir leer gelassen, da wir nur per Nachname ansprechen, Spalte 4 mit dem Nachnamen und Spalte 5 Referenztext wieder leer. 
Die Spalten „Wert1- 5“ sind nun wichtig, um das Ergebnis am Ende per Führungskraft auszuwerten und präsentierfähig aufzubereiten. Wie eingangs erwähnt müssen wir wissen, wer für wen Feedback gibt und aus welcher Perspektive. 

Dazu haben wir in der Spalte „Wert1“ die Perspektive angegeben: Selbsteinschätzung, Manager, Peers oder Kunde.
In Spalte „Wert2“ steht die Angabe für wen das Feedback gegeben wird: Max Mustermann, Doreen Super, John Doe.

Die anderen Spalten haben wir leer gelassen, aber hier könnten Sie weitere Werte eingeben, nachdem Sie das Ergebnis filtern möchten, z.B. „Wert3: Abteilung“, „Wert4: Standort“.

Wenn Sie Ihre Datei nun dementsprechend aufgebaut haben, können Sie diese über den Import hochladen und danach überprüfen. Sollte eine Spalte verrutscht sein, bzw. Angaben nach dem Import in einer falschen Spalte stehen, löschen Sie einfach die gesamte Teilnehmerliste, legen eine neue an, korrigieren Ihren Aufbau in Excel und importieren diese erneut.

Sobald Sie mit dem Aufbau der Befragung und der Teilnehmerliste fertig sind, können Sie diese in die Umfrage importieren. Dazu gehen Sie über die „Übersicht“ in Ihre Umfrage, wechseln zum Tab „Teilnehmer einladen > E-Mail Einladungen“ und importieren Ihre angelegte Teilnehmerliste.

Jetzt können Sie den Einladungstext und die Absenderangaben hinterlegen.

 

Testlauf
Für das gute Gefühl, sollten Sie einen Testlauf starten und schauen, ob alles so durchläuft, wie Sie es sich vorstellen.

Dazu legen Sie am besten eine zweite Teilnehmerliste mit Testteilnehmern an. Hinterlegen Sie ca. 3-4 Teilnehmer aus verschiedenen Perspektiven, um im Test auch die Auswertung zu testen:
„Neue Teilnehmerliste anlegen > 3-4 Kollegen einfügen > Teilnehmerliste in die Umfrage importieren > Einladungstext und Absenderangaben setzen > Einladungen versenden > Testlauf starten“

Sie sehen nun, wenn Sie sich auch selber in der Testliste aufgenommen haben, wie die Platzhalter mit den Angaben aus der Liste gefüllt werden. Sollten die Angaben nicht so gefüllt sein, wie gewünscht, ist irgendwo eine falsche Angabe/Zuordnung getroffen worden.

Nachdem jetzt alle Testkandidaten durchgelaufen sind, gehen Sie in die Auswertung und schauen sich das Ergebnis an, bzw. legen einen  Beispielreport an, um auch diesen Bereich zu testen. Dieser Punkt ist wichtig. Denn wenn Sie Ihre Befragung durchführen und am Ende feststellen, dass etwas anders sein sollte, wird es nur mühsam, manuell zu korrigieren sein. Wie Sie die Auswertung testen, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.


Hinweis
Der Testdurchlauf ist wie die finale Befragung, jedoch nur mit Testteilnehmern. Um die Einladungen zu versenden, benötigen Sie ein aktives Umfrage-Paket, da Sie sonst keine Einladungen versenden können.

Sobald der Test abgeschlossen ist, können Sie die Testergebnisse aus der Auswertung wieder löschen, um mit einer bereinigten Ergebnisdarstellung zu starten.

 

Die Auswertung und Ergebnisaufbereitung

Während der laufenden Befragung und am Ende, können Sie jederzeit die Ergebnisse aufrufen und den aktuellen Stand einsehen. Ohne weitere Filterung wird Ihnen immer das Gesamtergebnis angezeigt. 
Bei einem 360 Grad Feedback benötigen wir jedoch das Ergebnis aufbereitet nach jeder einzelnen Führungskraft in den Perspektiven der Selbsteinschätzung und Fremdeinschätzung. Dazu müssen wir nun Filter anlegen. Und hier helfen uns die vorher in der Teilnehmerliste getätigten Angaben.

Wenn wir in unserem Beispiel bleiben, möchten wir als erstes die Selbsteinschätzung von Max Mustermann aufrufen. Dazu klicken Sie auf das grüne Dropdown „Gesamtergebnis“ und wählen unten „Neuer Filter >“ aus.
In dem sich öffnenden Filtermenü geben Sie am besten bei der Bezeichnung „Self: Max Mustermann“ ein. Klicken Sie nun auf den Bereich „Teilnehmerliste“. Hier wählen Sie nun Ihre Teilnehmerliste aus,  wählen als zweites „Wert1“ und in der dritten Auswahl „Selbsteinschätzung“. Damit würden wir jetzt alle Ergebnisse von Teilnehmern erhalten, die eine Selbsteinschätzung abgegeben haben. Da wir aber nur die Selbsteinschätzung von Max Mustermann sehen wollen, klicken Sie bitte auf „+ Filter“. Es öffnet sich nun, im  „und“-Verhältnis, eine zweite Zeile mit den selben Auswahlmöglichkeiten. Hier wählen Sie wieder Ihre Teilnehmerliste, wählen dann „Wert2“ und in der dritten Auswahl „Max Mustermann“. 
Wenn Sie jetzt auf „Speichern“ klicken, erhalten wir nur die Selbsteinschätzung von Max Mustermann.



Jetzt wiederholen Sie den Vorgang und legen einen Filter für die Perspektive „Fremdeinschätzung > Manager“ und „Fremdeinschätzung > Peers“ an.



Mit den drei angelegten Filtern erhalten wir alle Feedback-Perspektiven zu der Beurteilung von Max Mustermann. Abhängig von dem gewählten Umfrage-Paket, können Sie die Präsentation nun weiter aufbereiten.
 
Wenn Sie das Light- oder Standard-Paket gewählt haben, müssen Sie jetzt jede einzelne Perspektive als XLS oder PDF downloaden und die vergleichende Darstellung selber aufbereiten.

Wenn Sie das Business- oder Company-Paket gewählt haben, können Sie direkt mit easyfeedback einen Vergleich und somit eine ideale Form der Ergebnisaufbereitung erstellen.

Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor: In den Ergebnissen klicken Sie, neben dem grünen Dropdown, 2x auf „+ Vergleich“. Es fügen sich zwei weitere Dropdowns mit Filtermenüs hinzu. Im ersten, linken Dropdown, wählen Sie den Filter „Self: Max Mustermann“, im zweiten Dropdown den Filter „Manager: Max Mustermann“ und im dritten Dropdown „Peers: Max Mustermann“. Klicken Sie jetzt auf „Anwenden“. Sie erhalten nun eine vergleichende Darstellung der drei Perspektiven und können nach belieben die gewünschte Diagrammform wählen. Per Klick auf XLS, CSV oder PDF erhalten Sie die Darstellung in das jeweilige Exportformat.



Wiederholen Sie nun für jede Führungskraft das Anlegen der einzelnen Filter und bereiten Sie dann die Ergebnisdarstellung nach Ihren Wünschen auf.


Wenn Ihnen die manuelle Aufbereitung der Filter/Ergebnisse ein zu großer Aufwand ist, und jeder Mitarbeiter auch noch eigenständig Einsicht in sein Feedback erhalten soll, dann sprechen Sie uns einfach an. Neben easyfeedback halten wir ein Schwesterprodukt bereit, welches stark auf die Beurteilung von Mitarbeitern fokussiert ist und viele Punkte vollkommen automatisiert.