Mit der Funktion „E-Mail Antwort“ können Sie im Anschluss an die Teilnahme eine automatisierte E-Mail Antwort an jeden Teilnehmer senden. Somit können Sie sich bei Ihren Teilnehmern für die Teilnahme bedanken, eine Bestätigung senden oder Gutscheincodes aushändigen.

Status: Aktivieren / Deaktivieren
Um die Funktion E-Mail Antwort zu nutzen, müssen Sie diese aktivieren. Klicken Sie dazu in der „Übersicht“ auf Ihre Umfrage, wechseln Sie in die „Einstellungen“ und dort zum Menüpunkt „E-Mail Antwort“.
Sobald Sie den Status aktiviert haben, prüft das System die jeweiligen Einstellungen und versucht eine E-Mail zu senden.

Empfänger E-Mail
Die Empfänger E-Mail kann aus drei Bereichen definiert werden:

Teilnehmerliste: Wenn Sie über das E-Mail Einladungstool von easyfeedback einladen, kann die dort hinterlegte E-Mail-Adresse des Teilnehmers für die E-Mail Antwort genutzt werden. Ebenfalls ist es möglich E-Mail Adressen aus den Werte-Spalten der Teilnehmerliste zu übernehmen.
Fragebogen: Wenn Sie innerhalb der Umfrage über ein einzeiliges Textfeld die E-Mail-Adresse abfragen, kann diese für den Versand genutzt werden.
Sollte sich der Teilnehmer verschreiben, und die E-Mail-Adresse nicht gültig sein, kann keine E-Mail versendet werden.
Fest definiert: Als dritte Option können Sie eine feste E-Mail-Adresse hinterlegen, an die alle E-Mail Antworten gesendet werden.

Absender Angaben
Über „Name des Absenders“ und „E-Mail des Absenders“ können Sie Ihren eigenen Namen oder Bezeichnung eingeben und eine E-Mail-Adresse, die dem Teilnehmer beim Empfang der E-Mail angezeigt wird.

Mailserver (optional)
Wenn Sie eine eigene Absender E-Mail angeben, kann es sein, dass die E-Mail bei dem Empfänger im Spam landet oder nicht zugestellt wird. Dies liegt daran, da das Senden mit Ihrer E-Mail und unserem Server ein klassischen Spam-Verhalten simuliert. In den meisten Fällen kommen die E-Mails aber beim Empfänger an.
Um den entgegen zu wirken, können Sie im Bereich „Mailserver (optional)“ Ihre eigenen Mailserverdaten angeben. Dann werden die E-Mails direkt über Ihren Server versendet und laufen nicht Gefahr als Spam erkannt zu werden.

Betreff, Mailtext und Mehrsprachigkeit
Über die Betreffzeile und dem Mailtext können Sie die E-Mail schreiben, die Sie an den Teilnehmer senden möchten. Links daneben werden Ihnen die angelegten Sprachen innerhalb der Umfrage angezeigt. Damit erhalten Sie die Möglichkeit für jede Sprache einen eigenen Text zu verfassen. Wenn Sie z.B. 4 Sprachen in Ihrer Umfrage angelegt haben, aber nur einen E-Mail Antworttext verfassen möchten, dann hinterlegen Sie den Text bei der gewählten Standardsprache aus den Einstellungen. Diese wird Ihnen durch den grünen Punkt angezeigt.
Das System sendet dann automatisch immer nur den Text aus diesem Bereich, egal in welcher Sprache der Teilnehmer die Umfrage beendet hat.

Wenn Sie z.B. nur bei 2 von 4 angelegten Sprachen einen Text hinterlegt haben, wird die jeweiige Sprache versendet in der der Teilnehmer die Umfrage beendet hat. Sollte in der Sprache kein Text hinterlegt sein, wird der Text aus der Standardsprache versendet.

Platzhalter
Über die angezeigten Platzhalter können Sie E-Mail Antwort pro Teilnehmer personalisieren. Die Platzhalter werden automatisch mit den jeweiligen Angaben aus der Teilnehmerliste, einem Gutscheincode, den Fragetexten oder Antwortoption des Teilnehmers gefüllt.

Testmail
Über die Testmailfunktion können Sie zu jederzeit Ihre Eingaben testen und sich eine Testmail zusenden lassen. Beachten Sie, dass nicht alle Platzhalter mit Angaben gefüllt werden können, da dies eine Testmail ohne Teilnahme ist.

Sendestatus überprüfen
Wenn Sie den Sendestatus der E-Mail Antworten überprüfen möchten, öffnen Sie bitte die Einzelergebnisse Ihrer Umfrage. Wenn Sie die Listenansicht nach "Umfragedauer" filtern, erhalten Sie in der Mitte einen „Haken“ für eine positive Zustellung, eine „Sanduhr“ für ausstehende Bestätigung der Zustellung oder ein „X-Icon“ wenn die E-Mail nicht zugestellt werden konnte.