Themenbereich: Teilnehmer einladen
Wenn Sie zu Ihrer Umfrage per E-Mail einladen oder den Teilnehmern im Anschluss eine E-Mail zusenden möchten, können Sie den Versand über Ihren eigenen Mail-Server durchführen. In diesem Fall wird über easyfeedback eine Verbindung zu Ihrem Mail-Server hergestellt. Sie können die Verbindung entweder über einen SMTP-Mailserver mit Benutzername und Passwort oder über OAuth 2.0 mit Microsoft Exchange Online versenden.
Diese Methode eignet sich für:
Erforderliche Angaben:
Server für ausgehende E-Mails
Hinterlegen Sie hier die Domain des Mail-Servers von dem Sie die E-Mails versenden möchten, z.B.:
- mail.ihredomain.com
- smtp.office365.com
- ihre-domain.mail.protection.outlook.com
Port (SMTP)
Als nächstes wählen Sie den passenden Port für den Postausgangsserver. Dieser ist notwendig, um die E-Mails an den Postausgang zu übergeben und zu versenden. Je nach E-Mail-Client ist der zu hinterlegende Port unterschiedlich. Folgende Ports sind gängig:
- 25
- 465
- 587 (Standard Port. Unterstützt TLS und ist zu empfehlen)
- Oder jeden beliebigen durch die IT vergeben Port für den SMTP-Server
Sicherheit
Unter Sicherheit tragen Sie bitte den Verschlüsselungsmechanismus ein, den Ihr Mailserver nutzt. Wenn Sie sich nicht sicher sind, dann lassen Sie das Feld leer. Wir empfehlen jedoch einen Verschlüsselungsmechanismus anzugeben, um den Versand der E-Mails über eine gesicherte Verbindung zu versenden. Folgende Verschlüsselungsmechanismen sind gängig:
- tls (Empfohlen)
- ssl
- [leer] (keine Angabe – nicht empfohlen, da nicht verschlüsselt)
(Bitte die ausgewählte Methode „klein“ schreiben.)
Benutzername
Geben Sie hier den Benutzernamen für das E-Mail-Postfach ein von dem die E-Mails versendet werden sollen. In der Regel ist der Benutzername die E-Mail-Adresse. Wenn Sie die E-Mail-Einladungen von der E-Mail-Adresse „feedback@company.com“ versenden möchten, dann tragen Sie diese E-Mail-Adresse als Benutzername ein.
Info: Sobald Sie den eigenen E-Mail-Server für den Versand nutzen, wird diese E-Mail-Adresse (Benutzername) für den Versand der E-Mails als „Absender-E-Mail“ ausgewählt.
Passwort
Bitte geben Sie hier das Passwort von dem gewählten E-Mail-Postfach ein mit dem Sie sich verbinden möchten.
E-Mail Absender (falss abweichend zu Benutzername)
Wenn Sie unter Benutzername eine spezifische Benutzerkennung eingeben müssen, die nicht der E-Mail-Adresse entspricht von der Sie senden möchten, dann tragen Sie hier die E-Mail-Adresse ein, die für den Versand der Mails genutzt wird/werden soll.
Verwenden Sie OAuth 2.0, wenn Sie:
Erforderliche Angaben:
OAuth-Anbieter
Wählen Sie den passenden Anbieter. Zur Verfügung stehen:
Server für ausgehende E-Mails
SMTP-Server des Exchange Online.
Beispiel: smtp.office365.com
Port
Standard: 587
Sicherheit
Empfohlen: STARTTLS (TLS)
Client ID
Die Anwendungs-ID der in Microsoft Entra ID registrierten Anwendung. Diese identifiziert Ihre Anwendung gegenüber Microsoft.
Client Secret
Geheimer Schlüssel der Azure-App. Er wird bei der App-Registrierung erzeugt und dient der sicheren Authentifizierung der Anwendung.
Tenant ID
Die Mandanten-ID (Tenant) Ihres Microsoft-365-Unternehmens. Je nach Konfiguration kann dies sein:
(Microsoft leitet den Benutzer nach erfolgreicher Anmeldung an diese Adresse zurück.)
E-Mail-Absender
Die E-Mail-Adresse, über die die Nachrichten versendet werden. Das Konto muss über die erforderlichen Berechtigungen in Exchange Online verfügen.
Klicken Sie auf „Prüfen / Speichern“. Mit Klick auf „Prüfen / Speichern“ wird mit den von Ihnen hinterlegten Einstellungen eine Verbindung zu Ihrem Mailserver aufgebaut. Ist die Verbindung erfolgreich, wird Ihnen dies anhand des „grünen und aktivierten Status“ angezeigt.
Selbst gehostet Domain mit manuell eingerichtetem Mail-Server:
Office 365 Mailserver:
Eigenen Mail-Server für E-Mail-Einladungen oder E-Mail-Benachrichtigungen
Wenn Sie zu Ihrer Umfrage per E-Mail einladen oder den Teilnehmern im Anschluss eine E-Mail zusenden möchten, können Sie den Versand über Ihren eigenen Mail-Server durchführen. In diesem Fall wird über easyfeedback eine Verbindung zu Ihrem Mail-Server hergestellt. Sie können die Verbindung entweder über einen SMTP-Mailserver mit Benutzername und Passwort oder über OAuth 2.0 mit Microsoft Exchange Online versenden.
Einfache Authentifizierung (SMTP)
Der SMTP-Login verbindet sich direkt mit Ihrem Mailserver. Zur Authentifizierung werden Benutzername und Passwort des Mailkontos benötigt.Diese Methode eignet sich für:
- Microsoft Exchange (sofern SMTP-Authentifizierung noch erlaubt ist)
- klassische SMTP-Server
- Hosting-Anbieter
- eigene Mailserver
- andere E-Mail-Dienste
Erforderliche Angaben:
Server für ausgehende E-Mails
Hinterlegen Sie hier die Domain des Mail-Servers von dem Sie die E-Mails versenden möchten, z.B.:
- mail.ihredomain.com
- smtp.office365.com
- ihre-domain.mail.protection.outlook.com
Port (SMTP)
Als nächstes wählen Sie den passenden Port für den Postausgangsserver. Dieser ist notwendig, um die E-Mails an den Postausgang zu übergeben und zu versenden. Je nach E-Mail-Client ist der zu hinterlegende Port unterschiedlich. Folgende Ports sind gängig:
- 25
- 465
- 587 (Standard Port. Unterstützt TLS und ist zu empfehlen)
- Oder jeden beliebigen durch die IT vergeben Port für den SMTP-Server
Sicherheit
Unter Sicherheit tragen Sie bitte den Verschlüsselungsmechanismus ein, den Ihr Mailserver nutzt. Wenn Sie sich nicht sicher sind, dann lassen Sie das Feld leer. Wir empfehlen jedoch einen Verschlüsselungsmechanismus anzugeben, um den Versand der E-Mails über eine gesicherte Verbindung zu versenden. Folgende Verschlüsselungsmechanismen sind gängig:
- tls (Empfohlen)
- ssl
- [leer] (keine Angabe – nicht empfohlen, da nicht verschlüsselt)
(Bitte die ausgewählte Methode „klein“ schreiben.)
Benutzername
Geben Sie hier den Benutzernamen für das E-Mail-Postfach ein von dem die E-Mails versendet werden sollen. In der Regel ist der Benutzername die E-Mail-Adresse. Wenn Sie die E-Mail-Einladungen von der E-Mail-Adresse „feedback@company.com“ versenden möchten, dann tragen Sie diese E-Mail-Adresse als Benutzername ein.
Info: Sobald Sie den eigenen E-Mail-Server für den Versand nutzen, wird diese E-Mail-Adresse (Benutzername) für den Versand der E-Mails als „Absender-E-Mail“ ausgewählt.
Passwort
Bitte geben Sie hier das Passwort von dem gewählten E-Mail-Postfach ein mit dem Sie sich verbinden möchten.
E-Mail Absender (falss abweichend zu Benutzername)
Wenn Sie unter Benutzername eine spezifische Benutzerkennung eingeben müssen, die nicht der E-Mail-Adresse entspricht von der Sie senden möchten, dann tragen Sie hier die E-Mail-Adresse ein, die für den Versand der Mails genutzt wird/werden soll.
OAuth 2.0 für Microsoft Exchange Online
OAuth 2.0 authentifiziert sich nicht mit Benutzername und Passwort, sondern über Microsoft Entra ID (Azure Active Directory). Die Anwendung erhält nach erfolgreicher Anmeldung ein Zugriffstoken, mit dem E-Mails versendet werden dürfen. Das Passwort des Benutzers wird dabei nicht gespeichert. Diese Methode ist die von Microsoft empfohlene Authentifizierung für Exchange Online.Verwenden Sie OAuth 2.0, wenn Sie:
- Microsoft 365 bzw. Exchange Online nutzen,
- moderne Authentifizierung einsetzen möchten,
- oder SMTP-Basic-Authentication nicht mehr verfügbar ist.
Erforderliche Angaben:
OAuth-Anbieter
Wählen Sie den passenden Anbieter. Zur Verfügung stehen:
- Microsoft Exchange / Office 365 (SMTP)
- Microsoft Graph API (empfohlen)
- Google Workspace / Gmail
Server für ausgehende E-Mails
SMTP-Server des Exchange Online.
Beispiel: smtp.office365.com
Port
Standard: 587
Sicherheit
Empfohlen: STARTTLS (TLS)
Client ID
Die Anwendungs-ID der in Microsoft Entra ID registrierten Anwendung. Diese identifiziert Ihre Anwendung gegenüber Microsoft.
Client Secret
Geheimer Schlüssel der Azure-App. Er wird bei der App-Registrierung erzeugt und dient der sicheren Authentifizierung der Anwendung.
Tenant ID
Die Mandanten-ID (Tenant) Ihres Microsoft-365-Unternehmens. Je nach Konfiguration kann dies sein:
- die GUID des Tenants
- oder der Domänenname
Beispiel: contoso.onmicrosoft.com
Redirect URI
Diese URL muss in der Azure-App-Registrierung hinterlegt werden.
(Microsoft leitet den Benutzer nach erfolgreicher Anmeldung an diese Adresse zurück.)
E-Mail-Absender
Die E-Mail-Adresse, über die die Nachrichten versendet werden. Das Konto muss über die erforderlichen Berechtigungen in Exchange Online verfügen.
Klicken Sie auf „Prüfen / Speichern“. Mit Klick auf „Prüfen / Speichern“ wird mit den von Ihnen hinterlegten Einstellungen eine Verbindung zu Ihrem Mailserver aufgebaut. Ist die Verbindung erfolgreich, wird Ihnen dies anhand des „grünen und aktivierten Status“ angezeigt.
| Hinweis Wenn Sie Ihren eigenen Mail-Server für den Versand nutzen, dann kann Ihnen innerhalb von easyfeedback nicht mehr angezeigt werden, ob die Einladungen zugestellt wurden. |
Einstellungs-Beispiele
Folgende Beispiele zeigen Ihnen welche Angaben Sie hinterlegen müssen, wenn Sie Ihren Mail-Server bei einem der genannten Beispiele gehostet haben.Selbst gehostet Domain mit manuell eingerichtetem Mail-Server:
| Server für ausgehende Mails | mail.ihredomain.com |
| Port | 587 |
| Sicherheit | tls |
| Benutzername | mail@ihredomain.com |
| Passwort | **************** |
| E-Mail Absender (optional) | kundensupport@ihredomain.com |
Office 365 Mailserver:
| Server für ausgehende Mails | smtp.office365.com |
| Port | 587 |
| Sicherheit | tls |
| Benutzername | mail@ihredomain.com |
| Passwort | **************** |
| E-Mail Absender (optional) | kundensupport@ihredomain.com |
easyfeedback Mail-Server Konfiguration
In einigen Fällen müssen Sie bei Ihrem Mail-Server den Zugriff durch easyfeedback von außen erlauben. Nutzen Sie dazu die folgenden Angaben:| Mail-Server Domain | mail.indivsurvey.de |
| Mail-Server IP-Adressen | Versand Testmail + Mailserver Zugangsdaten: 217.160.154.4 217.160.154.5 213.244.192.250 Versand Einladung/Erinnerung: 212.132.67.239 |
| DKIM | Wird unterstützt. Der selector lautet: default._domainkey.indivsurvey.de/com |