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E-Mail Text und Absender für die Einladung anlegen


Sobald Sie eine Teilnehmerliste zur Umfrage importiert haben, können Sie auf die Einladungsfunktionen zugreifen. Im ersten Teil können Sie den E-Mail Text, Erinnerungstext, Personalisierung und Absender hinterlegen.

Name des Absenders
Tragen Sie hier Ihren Namen oder eine Bezeichnung für das Vorhaben als Absender ein. Der hier eingetragene Namen, wird dem Empfänger in seinem E-Mail Programm als Absender der E-Mail angezeigt.

E-Mail des Absenders
Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse des Absenders ein. Diese wird dem Empfänger der E-Mail als Absender-E-Mail angezeigt.
 
Keine Zustellung von Mails bei internen E-Mail-Einladungen (Mitarbeiterbefragung)
Wenn Sie das E-Mail-Einladungstool für Ihre Mitarbeiterumfrage oder zum Testen nutzen, kann es sein, dass die E-Mails bei Ihnen nicht zugestellt werden oder im Spam landen. Das hat folgenden Hintergrund:

Wenn Sie mit Ihrer E-Mail-Domain sie@ihre-domain.de eine E-Mail an sich selber oder Kollegen mit der selben E-Mail-Domain kollege@ihre-domain.de senden, dann erwartet Ihr Mail-Server eine interne Mail, aber die Mail kommt von außen von dem easyfeedback Server. In diesem Moment sieht die Mail für Ihren Mailserver wie Spam aus und wird geblockt oder als Spam gekennzeichnet. Dies ist prinzipiell auch richtig so, aber in diesem Fall hinderlich. 

Senden im Auftrag von …
Um die E-Mail zu verifizieren, dass diese „gewollt“ von easyfeedback versendet wird, geben wir der Mail ein „Senden im Auftrag von indivsurvey.de“. Das reicht in einigen Fällen bereits aus und die Mails werden zugestellt.

Beispieldarstellung des E-Mail Headers:
 
Von: Max Muster <m.muster@firma.de> im Auftrag von <noreply@indivsurvey.de>
Betreff: Einladung zur Umfrage
Datum: 16. Dezember 2017
An: musterfrau@ihreFirma.de
Antwort an: m.muster@ihreFirma.de


Authentifizierung setzen (SPF-Record)
Falls Mails trotzdem nicht zugestellt werden, müssen Sie auf Ihrer Seite den Versand von Mails über den easyfeedback Server authentifizieren. Dazu ist es notwendig, dass Sie bei sich einen sogenannten „SPF-Record“ setzen. Dieser erlaubt den Versand von Ihren Mail-Adressen über den easyfeedback server.

Dazu reichen Sie bitte folgenden SPF-Record an Ihre IT weiter, mit der Bitte diesen im DNS-Eintrag des Nameservers zu hinterlegen:
 
v=spf1 include:indivsurvey.de -all

Falls immer noch keine Mails zugestellt werden, kann es sein, dass tiefergehende Einstellungen oder Ihre Firewall die Mails blocken. In diesem Fall sprechen Sie bitte mit Ihrer IT-Abteilung.


Betreff
Wählen Sie hier eine Betreffzeile, die dem Empfänger in seinem E-Mail Programm angezeigt wird.

Zugangscodes
Zeigt Ihnen an, ob die Teilnahme nur per Zugangscodes aktiviert wurde. Sobald die Option „Zugangscodes“ aktiviert wurde, setzt sich im E-Mail Text automatisch der Platzhalter für den persönlichen Zugangscode. Wenn Sie bereits vorher schon den Einladungstext individuell angepasst haben, oder HTML-Code eingefügt haben, müssen Sie den Platzhalter für die Zugangscodes selbstständig setzen.

Einladungstext
Schreiben Sie hier den Einladungstext für die Teilnahme zur Umfrage. Sie können den bereits vordefinierten Text beibehalten, anpassen oder komplett ersetzen. Denken Sie an die Platzhalter für die Personalisierung, Umfragelink, Passwort oder Zugangscode.

Erinnerungstext
Wenn Sie mit der Erinnerungsfunktion arbeiten möchten, können Sie bei „E-Mail Erinnerung“ den Text für die automatische Erinnerung hinterlegen. Sobald die Erinnerungsfunktion aktiviert ist, wird in dem von Ihnen vordefinierten Zeitraum dieser Text versendet. Denken Sie auch hier wieder an die Platzhalter für die Personalisierung, Umfragelink, Passwort oder Zugangscode.

Platzhalter
Detaillierte Informationen finden Sie im folgenden Artikel.

Testmail
Mit der Funktion der Testmail können Sie jederzeit Ihre bisherigen Eingaben testen. Geben Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse ein und lassen Sie sich die Einladung als Testmail zusenden. Die Platzhalter [Anrede], [Vorname], [Nachname], etc. werden, wenn Sie diese in der Einladung hinterlegt haben, mit den Daten der ersten Person aus der Teilnehmerliste hinterlegt.